Колись штучний інтелект зможе порушити межі часу, дні будуть мати більше годин, але їх усе одно буде недостатньо для нас. Справа в тому, що важливо не те, скільки у вас є часу, а як ви його використовуєте. У цьому сенсі технології можуть допомогти нам вже сьогодні.
“Час — це гроші” — це добре відома кліше, і хоч воно звучить поверхнево, це не позбавлено сенсу. Погане управління часом коштує компаніям мільйони доларів, знижуючи продуктивність окремих працівників і керівників. З різних причин сучасній людині часто не вистачає часу, щоб впоратися з усіма завданнями. На щастя, нові технології, такі як застосунки для управління роботою та управління часом, приходять на допомогу.
Ми протестували різноманітні високоякісні програми для менеджерів, які можуть допомогти вам планувати, пріоритизувати та ефективно виконувати ваші завдання.
Топ застосунків для управління роботою
1. Any.do
З Any.do ви можете додавати теги, нагадування, підзадачі та вкладення до кожного завдання. Функція “Пріоритет” допоможе зосередитись на важливому та тримати його в полі зору. Також можна створювати списки завдань, які можна ділитися з друзями та колегами для планування спільних проєктів.
Ви можете використовувати режим Focus для підтримки мотивації. Поки ви зосереджені на роботі, дерево в застосунку продовжує рости, але якщо ви покинете застосунок, дерево загине 🙁
Ще однією корисною функцією Any.do є “Розумні списки покупок”, які автоматично сортують продукти за відділами для зручності під час покупок. Таким чином, ви можете побачити всі потрібні продукти з кожного відділу одразу.
Платна версія застосунку дозволяє створювати повторювані завдання, прикріплювати файли будь-якого розміру, використовувати кастомні теми, кольорові теги, іконки, а також створювати нагадування на основі місцезнаходження.
Платформи: iOS, Android. Також доступні версія для десктопа та розширення для Chrome.
Ціни: Базова версія безкоштовна, преміум-версія коштує $4.99 на місяць, така ж ціна для плану “Команда”.
2. Todoist
Todoist є головним конкурентом і чудовою альтернативою Any.do. У застосунку немає дерева, яке самознищується, але ви можете поділяти завдання на проєкти та підпроєкти, додавати теги, змінювати теми, додавати коментарі, прикріплювати файли та керувати спільними проєктами.
Додатковою мотивуючою функцією є вбудований моніторинг продуктивності. Деякі функції, такі як нагадування та завдання через електронну пошту, доступні тільки в преміум-версії застосунку.
Todoist має багато відмінних функцій, що можуть здатися трохи перевантаженими на початку. Тому ми рекомендуємо спочатку ознайомитись з посібником користувача. Це допоможе вам зрозуміти, як краще розробляти та організовувати ваші проєкти, працювати із завданнями, маркуванням і фільтрами, дізнатись, які теги використовувати для налаштування завдань тощо.
Деякі користувачі можуть бути стримані через необхідність вивчити всі можливості сервісу, але повірте, Todoist абсолютно вартий вашого часу. Як тільки ви зрозумієте всі функції (це може зайняти до години), ви отримаєте надійний і зручний щоденний планувальник і корисного помічника.
Ще одна перевага програми — це шаблони, які допоможуть вам швидко створити список справ і організувати інші списки, від покупок до плану контенту для соціальних мереж.
Платформи: iOS, Android.
Ціни: Базова версія безкоштовна. Про-версія коштує $4 на місяць.
3. Things
Коли ви займаєтесь кількома проєктами та завданнями, важливо мати надійного помічника, який допоможе швидко та зручно організувати вашу роботу. Things — це потужна програма для управління часом для iPhone, який пропонує збалансовані рішення для оптимізації організації завдань та підвищення продуктивності.
З розробленим чистим і зручним інтерфейсом Things дозволяє користувачам ефективно керувати своїми проєктами та завданнями, з достатньою кількістю опцій для чіткого розподілу обов’язків. Це робить його ідеальним вибором для індивідуумів і команд, які хочуть покращити свій робочий процес і залишатись зосередженими.
Основною вимогою для якісного організатора є можливість швидко створювати нові завдання. Різні системи управління часом пропонують різні інструменти, але майже всі розробники застосунків для TM хочуть, щоб ви використовували вашу вхідну пошту, а не тримали все в голові.
Ліньки носити з собою блокнот і олівець, ліньки відкривати смартфон і запускати застосунок, ліньки вводити текст тощо — все це так незручно! Ось тут на допомогу приходять Things + Siri (Інтерфейс Інтерпретації та Розпізнавання Мови).
Ви можете сказати Siri “нагадати” вам про будь-яке завдання, або ж можете сказати “створити завдання” в Things і сказати, про що хочете, щоб вам нагадали. Просто переконайтесь, що вона вас розуміє (порада: використовуйте фрази, які починаються з “В Things, нагадати мені …” і містять “…мій список покупок”, “мій список справ” тощо).
За допомогою Things ви можете використовувати проєкти та області для створення структур, великомасштабних цілей і розбиття їх на дрібні завдання, групувати проєкти за темами/обов’язками тощо. Також є активна піктограма кругової діаграми, яка показує прогрес перед назвою проєкту. Ви можете створювати розділи, щоб сортувати завдання за категоріями чи етапами проєкту.
У Things структура, функції завдань та логіка однакові з десктопною версією застосунку. Але методи взаємодії адаптовані до смартфонів. Усі часто повторювані дії можна швидко виконувати за допомогою свайпів і клавіатури. Щоб перейти до потрібного розділу/проєкту чи знайти певне завдання, просто проведіть пальцем вниз — застосунок відкриє швидкий пошук. Зазвичай кількох перших літер достатньо, щоб знайти те, що вам потрібно.
Платформи: macOS, iPhone, iPad.
Ціни: $49.99 (macOS) + 15-днів безкоштовного доступу. $19.99 (iPad), $9.99 (iPhone).
4. RescueTime
RescueTime — це чудовий інструмент, який допомагає вам зрозуміти, як ви витрачаєте час онлайн і офлайн. Якщо ви коли-небудь боролися з труднощами в збереженні концентрації або дивувалися, куди зникають ваші години, ця програма для вас. Він максимізує переваги інших інструментів продуктивності і допомагає визначити, які з них найбільш релевантні. Тому, якщо ви перегружені вибором, RescueTime — це ідеальне рішення.
RescueTime аналізує ваш день, визначаючи, на що ви витрачаєте більше та менше часу. Він допомагає краще зрозуміти, як ви витрачаєте свій час і організувати його. Серед багатьох функцій застосунок надсилає вам повідомлення, якщо ви витрачаєте забагато часу на виконання певного завдання. Також він надає детальні звіти та оцінки продуктивності.
RescueTime сидить у пам’яті вашого ПК і автоматично записує, які програми та скільки з них ви використовуєте, генеруючи візуальні звіти.
Однак, слід пам’ятати, що RescueTime не є заміною застосунку для обліку часу, якщо ви хочете стежити за своєю продуктивністю. Інакше, якщо вам просто потрібно дізнатися, наприклад, скільки часу ви витрачаєте на вивчення нових технік науково-дослідницьких робіт, ця програма — ваш ідеальний вибір.
Як тільки ви запустите застосунок, ви можете працювати спокійно, забути про застосунок і перевірити його ввечері, щоб побачити, як пройшов ваш день. Або ви можете перевірити його на початку наступного тижня, коли у вас буде звіт про минулий тиждень у поштовій скриньці.
Платформи: macOS, Windows, Chrome, iOS, Android.
Ціни: RescueTime має безкоштовну пробну версію. Ціна за місяць становить $12, а річна підписка — близько $78.
5. Focus@will
Цей музичний застосунок, що існує вже 8 років, розроблений професійною командою вчених та музикантів світового класу і є результатом їхнього досвіду в нейробіологічних дослідженнях. Focus@will допоможе вам зосередитись на головному та знизити рівень стресу. Вибираючи правильний саундтрек, цей застосунок налаштує ваш мозок на максимальну продуктивність.
Тепер, ймовірно, ви задумаєтесь: яка ж це чорна магія? Не хвилюйтесь, ви не перетворитесь на зомбі, ми вам обіцяємо. Для того, щоб підвищити вашу ефективність, застосунок проведе коротке опитування перед тим, як ви почнете ним користуватися.
Наприклад, він з’ясує, чи схильні ви думати логічно чи абстрактно. Після цього ви зможете обрати з тисяч високоякісних треків у різних категоріях, таких як класичне піаніно, кінематографічні композиції, амбієнт, вода, класичне плюс, аптемпо тощо.
Переваги Focus@will:
- Унікальні музичні композиції, які допомагають глибше зосередитись.
- Розроблено професійною командою вчених, музикантів і продюсерів, чиї роботи отримали платинові сертифікати.
- Відстежує вашу поведінку і налаштовується відповідно до неї.
- Заохочує залишатись зосередженим до 100 хвилин поспіль.
Вілл Геншелл, керівник Focus@will, зазначає, що стартап залучив близько 3,5 мільйонів доларів протягом року після запуску у 2012 році. І це справді працює! За словами розробників, більшість активних користувачів помітили збільшення тривалості фокусу на 200-400%.
Платформи: iOS, Android, macOS, Windows, пристрої Sonos.
Ціни: Стартер-пакет — $0/назавжди. Індивідуальний — $3/місяць. Професійний — $5/місяць.
6. Nirvana
Nirvana — це новий сервіс, заснований на відомій методології Девіда Аллена «Getting Things Done» (GTD). Основною метою проєкту було звільнити людей від необхідності пам’ятати величезну кількість завдань і допомогти їм зосередитись на виконанні головних. Для цього застосунок містить різні фільтри, включаючи терміни, проєкти, виконавців та інше.
Ви можете додавати нові завдання безпосередньо в застосунку або надіславши електронний лист на спеціальну адресу. Залежно від терміну виконання та категорії, вказаних при додаванні завдання, воно потрапляє в одну з наступних секцій: «Наступне», «Чекає», «Заплановано» або «Колись». Більше того, ви можете призначати завданням різні теги та об’єднувати їх у проєкти.
Також можна сортувати завдання за тривалістю та складністю. Найважливіші та найтерміновіші завдання можна позначити «зірочками» і автоматично перенести в папку Focus. Завдяки вбудованим фільтрам та зручному пошуковому механізму, ви зможете легко знайти завдання, які відповідають вашим критеріям, щоб нічого не пропустити в поспіху.
Nirvana — це хмарний сервіс, що означає, що він доступний з будь-якого ПК чи мобільного пристрою. Наразі Nirvana підтримує Google Chrome, Mozilla Firefox, Safari, macOS і Windows, iOS та Android. У безкоштовній версії застосунка можна керувати до 5 проєктами, для більшої кількості необхідна Pro-версія ($5/місяць або $29/рік).
Платформи: macOS, Windows, Chrome, iOS, Android.
Ціни: Nirvana Pro коштує $5 на місяць або $29 на рік. Довічний доступ за $49.
7. Focus Booster
Focus Booster — це невеликий застосунок, заснований на техніці Помодоро. Згідно з цією методологією, люди працюють продуктивніше, якщо чергують роботу з короткими перервами. Наприклад, 25 хвилин роботи та 5 хвилин відпочинку. Техніка Помодоро вважає ці інтервали оптимальними для чергування роботи та відпочинку.
Основною функцією Focus Booster є зручний таймер з звуковим сигналом, який можна використовувати для будь-якого завдання. Застосунок постійно нагадуватиме про час, що залишився, а після звукового сигналу ви можете зробити коротку перерву.
За замовчуванням, Focus Booster налаштований на 25 хвилин роботи та 5 хвилин відпочинку. Після цього все можна повторити стільки разів, скільки потрібно. Нова сесія не починається автоматично — програма чекає, поки ви натиснете на таймер, що також дуже зручно.
Платформи: Онлайн, Windows, macOS.
Ціни: Безкоштовний стартовий пакет (30 днів), $4.99/місяць (Професійна версія), $2.99/місяць (Індивідуальна версія).
8. Notion
Notion — це новий сервіс, створений для того, щоб об’єднати всі ваші завдання та інформацію в одному місці. І він активно набирає популярність. У застосунку ви можете створювати списки справ та планувати свій час, створювати власні бази даних, управляти проектами та організовувати завдання.
Notion має так багато вбудованих функцій для організації та зберігання інформації, що це може бути як привабливо, так і злегка відштовхуюче одночасно. Якщо ви готові витратити час на вивчення всіх можливостей сервісу, він успішно замінить як Evernote, так і Google Docs. Команда розробників створила десятки шаблонів для базових завдань. Ви також можете створювати шаблони самостійно та ділитися ними з іншими користувачами.
Notion також сумісний з багатьма популярними сервісами, такими як Slack, Google Drive, Figma, Invision, Latex, Twitter та іншими.
Платформи: Веб, ПК, Android, iOS.
Ціни: Notion пропонує кілька тарифних планів: безкоштовний план коштує $0 для приватних осіб, включає спільний робочий простір, базову аналітику та можливість запросити 10 гостей. Тарифний план Plus коштує $10 за місце на місяць для невеликих команд, додаючи необмежену кількість блоків і завантажень файлів, а тарифний план Business коштує $15 за місце на місяць для зростаючих компаній, включаючи SAML SSO і 90-денну історію сторінок. Тарифний план Enterprise надає розширені функції безпеки, вартість якого можна дізнатися за запитом.
9. Timetastic
Timetastic — це більше, ніж просто зручний спосіб планувати відпустки — це кращий спосіб керувати відсутністю співробітників. Більше не потрібно працювати з паперовими формами чи оновлювати безладні електронні таблиці. Ви отримуєте централізований, актуальний запис про відсутності, що дозволяє вам краще планувати та працювати ефективніше.
Timetastic надає простий спосіб для вашої команди подавати заяви про лікарняні, тому вам не потрібно турбуватися про оновлення календаря компанії або індивідуального балансу лікарняних. Система може обробляти будь-який тип відсутності — щорічну відпустку, лікарняні, декретну відпустку, неоплачувану відпустку, відпустку з обставин або зустрічі.
Кожен співробітник отримує особистий календар та підсумки. Ви можете переглядати та відстежувати відсутності, а також планувати на цей рік або наступний. У Timetastic підтримуються державні свята з понад 3,000 регіонів — від Великобританії до США, від Афганістану до Зімбабве, все це під контролем.
За допомогою інтеграцій календаря ви можете синхронізувати Timetastic із обраним календарем; підтримуються Outlook, Gmail та Apple.
Найкраща частина в тому, що у Timetastic є мобільний застосунок, тому кожен у команді може керувати та відстежувати баланс відпусток на ходу.
Платформи: iOS, Android, Windows, macOS
Ціни: Business — $1.30 за користувача на місяць. Pro — $2.50 за користувача на місяць.
10. Toggl Track
Toggl Track — це проста у використанні програма для відстеження часу, який допомагає вам бачити, куди йде ваш час. Незалежно від того, чи є ви фрілансером, що має кілька клієнтів, чи частиною команди, яка керує проектами, Toggl Track дозволяє легко відстежувати свої години та підвищувати продуктивність.
Однією з найкращих особливостей Toggl Track є його простота у використанні. Ви можете почати або зупинити таймер всього одним кліком. Якщо ви забудете відстежити час під час роботи, ви можете вручну додати свої записи про час пізніше. Таким чином, ви ніколи не пропустите жодної хвилини роботи.
Застосунок також дозволяє організовувати ваш час, створюючи проекти та завдання. Ця функція допомагає побачити, скільки часу ви витрачаєте на кожен проект. Крім того, Toggl Track генерує детальні звіти, які надають вам розуміння ваших робочих звичок. Ви можете дізнатися, які проекти займають найбільше часу та де можна покращити ефективність.
Toggl Track інтегрується з понад 100 популярними інструментами, такими як Asana, Evernote, Trello та Slack, що дозволяє легко впровадити відстеження часу у ваш робочий процес.
Платформи: веб, iOS, Android
Ціни: Безкоштовний план чудово підходить для приватних осіб і включає базові функції відстеження часу, в той час як Стартовий план коштує $9 за користувача на місяць і додає функції управління проектами та командної звітності. Для більш просунутих інструментів доступний Преміум-план за $18 за користувача на місяць, а для великих організацій є також індивідуальний тарифний план Enterprise для великих організацій.
11. Everhour
Everhour — це чудовий інструмент для відстеження часу та управління проектами. Він допомагає ефективно керувати своїм часом, чи ви є фрілансером, чи частиною більшої команди. Завдяки Everhour ви можете легко відстежувати свої години, вручну їх реєструючи або використовуючи таймер. Це дозволяє легко побачити, куди йде ваш час.
Також ви можете організувати свою роботу в рамках проектів і завдань. Таким чином, можна призначати завдання членам команди та встановлювати терміни, щоб усі залишалися на одній хвилі і залишалися зосередженими. Everhour дозволяє встановлювати бюджети для ваших проектів, щоб ви могли відслідковувати витрати та переконатися, що ви не перевищуєте ліміти. Крім того, ви можете запускати детальні звіти, щоб отримати уявлення про продуктивність і виявити сфери для покращення.
Everhour також полегшує співпрацю. Ви можете залишати коментарі до завдань, бачити, хто над чим працює, і підтримувати комунікацію.
Платформи: розширення для браузера, iOS, Android.
Ціни: Безкоштовний план для малих команд без інтеграцій. План для команд з усіма функціями та інтеграціями — $8.50 за користувача на місяць
12. Monitask
Шукаєте спосіб відстежувати свої проекти та час? Monitask — зручний застосунок для відстеження часу, який допомагає ефективно організовувати вашу роботу. Незалежно від того, чи ви фрілансер, чи частина команди, Monitask дозволяє зручно контролювати, як ви витрачаєте свій час, щоб зберігати продуктивність.
Однією з найкращих функцій Monitask є його відстеження часу. Ви можете відстежувати, скільки часу витрачаєте на різні завдання та проекти. Можна запускати та зупиняти таймери або вводити час вручну, що дає вам гнучкість для адаптації до вашого робочого процесу.
Monitask також пропонує функцію моніторингу скріншотів, яка робить знімки вашої роботи через певні проміжки часу. Ця функція корисна для підвищення відповідальності, особливо при віддаленій роботі. Це зручний спосіб переконатися, що кожен зосереджений на завданні.
Застосунок генерує детальні звіти, що показують, скільки часу ви витратили на кожне завдання чи проект. Ці дані допоможуть вам побачити, де потрібно покращити робочі звички та оптимізувати роботу.
Для команд Monitask має інструменти для управління учасниками та їх завданнями. Ви можете призначати завдання, встановлювати терміни та відстежувати прогрес, що значно полегшує співпрацю.
Платформи: Windows, MacOS, Linux.
Ціни: Існує безкоштовний план для приватних осіб, який включає функції відстеження часу та звітування. Pro коштує $4.99/користувач/місяць і включає всі функції, такі як моніторинг скріншотів та розширені звіти. Бізнес коштує $6,99 за користувача/місяць.
13. TickTick
TickTick — це застосунок для управління завданнями, який допомагає організувати ваше життя та підтримувати високу продуктивність. Незалежно від того, чи ви займаєтеся особистими завданнями або працюєте над командними проектами, TickTick надає всі необхідні інструменти, щоб ви завжди залишалися на правильному шляху.
Створюйте завдання, підзадачі та списки перевірки всього за кілька натискань. Легко встановлюйте терміни, нагадування та рівні пріоритету, щоб завжди знати, що потрібно зробити. Якщо ви віддаєте перевагу візуальному поданню завдань, TickTick пропонує перегляд календаря, який показує всі ваші дедлайни в одному місці.
Співпраця також дуже проста. Ви можете ділитися завданнями та проектами з іншими, що полегшує роботу з командою або членами родини. Призначайте завдання та встановлюйте терміни разом, щоб всі залишалися на одній хвилі.
Щоб допомогти вам залишатися зосередженими, TickTick має вбудований таймер Помодоро. Ця техніка допомагає працювати короткими сплесками, що може підвищити вашу продуктивність і запобігти вигоранню. Застосунок також має налаштовувані віджети для вашого домашнього екрану, щоб ви могли швидко доступити свої завдання. Якщо вам подобається працювати при слабкому освітленні, ви оціните режим темного екрану, який менш напружує очі.
Платформи: Windows, Android, MacOS, iOS.
Ціни: Безкоштовна версія з базовими функціями, що є чудовим початком. Для більш розширених функцій доступна версія TickTick Premium за $27.99 на рік або $2.80 на місяць.
14. DoneDone
DoneDone — це простий застосунок для управління завданнями, який допомагає командам залишатися організованими та ефективними. Все зосереджено на тому, щоб зробити процес якомога простішим, щоб ви могли зосередитися на виконанні завдань без необхідності працювати з складними інтерфейсами.
За допомогою DoneDone ви легко створюєте, призначаєте та відстежуєте завдання. Ви можете додавати деталі, такі як терміни виконання, описи та рівні пріоритету, щоб кожен знав, що потрібно зробити. Застосунок також дозволяє командам співпрацювати безперешкодно. Вони можуть коментувати завдання, прикріплювати файли та ділитися оновленнями в режимі реального часу. Це робить співпрацю легкою та ефективною.
Однією з найкращих функцій є налаштовувані робочі процеси. Ви можете налаштувати різні етапи для своїх завдань, щоб забезпечити їх безперешкодний рух через всі етапи виконання. Крім того, DoneDone включає відстеження часу, що дозволяє контролювати, скільки часу ви витрачаєте на завдання. Це допомагає зрозуміти ваші робочі звички і покращити управління часом.
Ще однією корисною функцією є звітність. Ви можете створювати звіти для отримання інформації про ефективність команди та прогрес проекту. Це дозволяє виявляти сфери для покращення та святкувати досягнення. DoneDone також інтегрується з іншими інструментами, які ви, можливо, вже використовуєте, такими як Slack і Google Calendar, для безперешкодного досвіду.
Платформи: Android, MacOS, iOS.
Ціни: План Collaborate ідеально підходить для менших команд і коштує $5 за користувача на місяць. Якщо вам потрібно більше користувачів, план Outreach коштує $12 за користувача на місяць.
15. Clockify
Clockify — це програма для відстеження часу для фрілансерів, малих бізнесів та команд. Відстеження часу є однією з основних функцій цього застосунку.
Ви можете відстежувати час у реальному часі або вручну додавати години. Це спрощує фіксацію вашої роботи. Clockify дозволяє створювати проекти та завдання, призначати учасників команди для різних завдань та бачити, скільки часу витрачається на кожне з них.
Це допомагає залишатися організованим та зосередженим на тому, що потрібно зробити. Ви можете експортувати детальні звіти для виставлення рахунків або подальшого аналізу. Застосунок має налаштовувану панель, де ви можете переглядати записи часу, проекти та продуктивність. Це допомагає легко побачити, куди йде ваш час. Clockify також інтегрується з популярними інструментами, такими як Chanty, Asana, Trello та Slack.
Платформи: веб, Android, Linux, Windows, MacOS, iOS.
Ціни: Має безкоштовну версію. Стандартний план ($5.49/користувача/місяць, оплачено щорічно) пропонує основні функції. PRO ($7.99/користувача/місяць, оплачено щорічно) додає функції планування та відстеження витрат. Enterprise ($11.99/користувача/місяць, оплачено щорічно) включає все, що є в PRO, плюс SSO та налаштування контролю облікових записів.
Висновок
Не важливо, в якій сфері бізнесу ви працюєте, щоб встигати за часом, вам необхідно правильно ним керувати та пріоритизувати завдання, не відволікаючись на дрібниці. Однак, знання базових технік тайм-менеджменту не є обов’язковим, якщо у вас є спеціальні застосунки та інструменти для управління часом, створені саме для цього. До речі, останні можуть іноді бути частиною інструментів для управління проектами.
Незалежно від того, чи ви новачок-фрілансер чи досвідчений підприємець, на певних етапах бізнесу ми всі стикаємось з ілюзією віддалених термінів, прокрастинацією та браком навичок управління часом. Застосунки, про які ми розповіли, безсумнівно допоможуть вам зберігати продуктивність, організовувати робочий день і підвищувати ефективність віддалених співробітників.
Зосередьтесь на важливих завданнях та використовуйте свій дорогоцінний час мудро!
